9 kỹ năng viết báo cáo cho nhân viên văn phòng

kỹ năng viết báo cáo

kỹ năng viết thông báo là một kỹ năng cần thiết cho nhiều công việc. Đối mặt với yêu cầu ‘báo cáo’ cho người quản lý cấp cao, nhiều người đấu tranh để biết phải viết gì. bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có kỹ năng để
công bố một cách tốt nhất.

báo cáo là gì?

về cốt yếu, một báo cáo là một tài liệu sắc nét, ngắn gọn, được viết cho một mục đích và đối tượng cụ thể. nó thường đặt ra và phân tích một tình huống hoặc vấn đề, thường đưa ra các khuyến nghị cho hành động trong tương lai. nó là một bài báo thực tế, và cần phải rõ ràng và có cấu trúc tốt.

Bạn đang xem: 9 kỹ năng viết báo cáo cho nhân viên văn phòng

một lên tiếng có các yêu cầu về hình thức và nội dung khác nhau giữa tổ chức và phòng ban. sự lựa chọn phong cách và từ vựng sẽ phụ thuộc vào người sẽ đọc
công bố của bạn và mức độ hiểu biết hoặc chuyên môn của họ.các thông báo phải rõ ràng và súc tích, với thông tin được trình bày một cách logic trong các phần, với các tiêu đề và (nếu cần) các tiêu đề phụ.9 kỸ nĂng viẾt bÁo cÁo cho nhÂn viÊn vĂn phÒng

cấu trúc của một thông báo

tóm tắtcác tóm tắt hoặc trừu tượng, cho một báo cáo khoa học, là một bản tóm tắt gọn nhẹ về nội dung. thật đáng để viết cuối cùng, khi bạn biết những điểm chính cần rút ra. nó sẽ dài không quá nửa trang đến một trang.hãy nhớ tóm tắt điều hành được thiết kế để cung cấp cho các ‘giám đốc điều hành’ bận rộn một bản tóm tắt nhanh chóng về nội dung của báo cáo.>> xác định mục tiêu nghề nghiệp như thế nào Giới thiệuphần giới thiệu đưa ra những gì bạn dự định nói và cung cấp một bản tóm tắt
gọn gàng về vấn đề đang thảo luận. nó cũng nên chạm nhẹ vào kết luận của bạn.thân báo cáophần chính của báo cáo nên được cấu trúc
chú ý theo cách dẫn dắt người đọc đi qua vấn đề.bạn nên chia nó thành các phần bằng cách sử dụng các tiêu đề phụ được đánh số liên quan đến chủ đề hoặc khu vực để xem xét. Đối với mỗi chủ đề, bạn nên đặt mục tiêu đặt ra rõ ràng và chính xác vấn đề chính đang đàm luận và bất kỳ lĩnh vực khó khăn hoặc bất đồng nào. nó cũng có thể bao gồm các kết quả thử nghiệm. tất cả các thông tin mà bạn trình bày nên liên quan đến bản tóm tắt và chủ đề chính xác đang bàn luận.9 kỸ nĂng viẾt bÁo cÁo cho nhÂn viÊn vĂn phÒngKết luận và khuyến nghịcác kết luận bộ ra những kết luận rút ra từ bạn các thông tin, bao gồm bất kỳ kết quả thực nghiệm. nó có thể bao gồm các khuyến nghị, hoặc chúng có thể được bao gồm trong một phần
cá biệt.các khuyến nghị cho thấy cách game thủ nghĩ rằng tình hình có thể được cải thiện và nên cụ thể, có thể đạt được và đo lường được. nếu đề xuất của game thủ có ý nghĩa tài chính, game thủ nên đặt ra những điều này rõ ràng, với chi phí ước tính nếu có thể.

10 mẹo để có kỹ năng viết
công bố tốt

1. viết tóm tắt điều hành của
người chơi và mục lục ở cuối
Điều này có nghĩa là các tiêu đề phần và số trang sẽ nhất quán. tóm tắt điều hành dễ viết hơn nhiều nếu game thủ đã viết phần còn lại.2. Tập trung vào mục tiêuhãy chắc chắn rằng bạn hiểu mục đích của
công bố của bạn và bạn đang viết nó cho ai.

Xem thêm: “Đánh nhanh rút gọn” với 9 kỹ năng đọc sách hiệu quả

nếu bạn đang viết thông báo kinh doanh, trước tiên hãy viết một tuyên bố khách quan. Điều này giúp bạn quyết định những gì sẽ có liên quan và quan trọng đối với người đọc. bạn có thể sử dụng mục tiêu làm tiêu đề của
công bố hoặc đưa nó vào phần giới thiệu. ví dụ:Để xác định phân khúc thị trường mới và phân tích sự cạnh tranhĐể đánh giá các chính sách nhân sự hiện tại và trình bày các phương pháp tuyển dụng mớiĐể xem xét chiến lược r & d của chúng tôi và đề xuất ý tưởng phát triển sản phẩm mới>> Định biên nhân sự và quy tắc áp dụng trong doanh nghiệp 3. lập kế hoạch trước khi game thủ bắt đầu viếtthu thập tất cả các nghiên cứu và thông tin có liên quan của bạn. bạn có thể cần phỏng vấn mọi người, đọc một số thông tin cơ bản hoặc thực hiện các thí nghiệm.quyết định về một cấu trúc cho
công bố của bạn. làm thế nào bạn sẽ sắp xếp thông tin bạn có thành các phần? làm thế nào bạn có thể chia các phần này thành các tiêu đề và các tiêu đề phụ?9 kỸ nĂng viẾt bÁo cÁo cho nhÂn viÊn vĂn phÒnglập kế hoạch cấu trúc của
người chơi bằng cách viết tất cả các điểm của bạn trên một tờ giấy, sau đó nhóm các ý tưởng này thành các phần và tiêu đề. ngoài ra, hãy thử một bản đồ tư duy của người viking. viết một từ chủ đề trong một hộp, sau đó viết các ý tưởng xung quanh từ chủ đề này, vẽ các đường để kết nối chúng với từ chủ đề. làm điều này có thể giúp bạn xem nơi thông tin có liên quan và nơi có thể được nhóm lại.hãy chắc chắn rằng bạn giữ một ghi chú của tất cả các tài liệu tham khảo của bạn để bạn có thể viết phần tài liệu tham khảo sau đó. khi bạn lên kế hoạch cho cấu trúc báo cáo của mình, hãy nghĩ về cách nó được hòa hợp với mục tiêu của báo cáo của bạn. những kết luận hoặc khuyến nghị bạn có thể đưa ra? có điều gì bất thường mà bạn có thể cần phải giải thích?4. sử dụng một bố cục rõ rệt rànglàm cho báo cáo của bạn trông dễ đọc và hấp dẫn hơn. dưới đây là một số cách giúp bạn làm điều này:sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia văn
phiên bản. hãy nhớ đánh số này một cách nhất quán, ví dụMục 1Tiểu mục 1 (a), 1 (b)Tiểu mục 1 (a) (i), 1 (a) (ii); 1 (b) (i), 1 (b), (ii)Hoặc:Mục 1Tiểu mục 1.1, 1.2Tiểu mục 1.1.1, 1.1.2; 1.2.1, 1.2.2bao gồm khoảng cách và lề đầy đủ để làm cho văn
phiên bản trông bớt dày đặc hơnviết các đoạn văn có cấu trúc tốt. Đoạn văn không nên dài hơn năm câu. ví dụ, câu đầu tiên của
người chơi là câu chủ đề – ý chính của đoạn văn. các câu thứ hai đến thứ tư mở rộng về ý tưởng này, đưa ra thông tin hỗ trợ hoặc bổ sung, nhận xét về các điểm nêu ra hoặc đề cập đến dữ liệu khác. câu cuối cùng kết luận các ý tưởng được trình bày, hoặc dẫn đến đoạn văn sau.5. Chỉnh sửa và đọc bằng chứng!dưới đây là danh sách kiểm tra những gì bạn nên tự hỏi mình trước khi gửi lên tiếng:- có phải là không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc?- các phần theo sau một cách hợp lý từ nhau?- mỗi điểm có được hỗ trợ bằng chứng hoặc dữ liệu không?- các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?- tất cả các nguồn được tham khảo chính xác?và cuối cùng – bạn đã giữ mục tiêu báo cáo hay ngắn gọn chưa?>> top 6 kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thăng tiến trong công việc 9 kỸ nĂng viẾt bÁo cÁo cho nhÂn viÊn vĂn phÒng6. giữ câu gọn nhẹ và đơn giảnchỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau, được giới thiệu bởi một từ liên kết thích hợp. tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ sẽ gây khó khăn cho người đọc theo dõi bạn. nhằm mục đích cho các câu không dài hơn 15-20 từ.

Xem thêm: Các Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Học Tập Hiệu Quả

7. sử dụng các từ liên minhnhững từ và cụm từ như ngay lập tức, vì lý do này, v.v … giúp người đọc làm theo ý tưởng của bạn. Để biết danh sách đầy đủ các từ liên minh (và ví dụ về việc sử dụng chúng), hãy xem trang của chúng tôi về các từ liên minh .8. tránh các hình thức thụ động nếu có thểĐể làm cho lên tiếng kinh doanh của bạn nghe có vẻ khách quan hơn, bạn có thể sử dụng người thứ ba trực tiếp. ví dụ, thông báo này nêu ra những ưu điểm và nhược điểm của chế độ lương hưu của công ty. các động từ khác bạn có thể sử dụng là:phân tích (phân tích bre)phần này phân tích sự khác biệt giữa hai thị trường.mô tảvề báo cáo này diễn tả các quy trình thường được sử dụng để đánh giá các yêu cầu bảo hiểm.thảo luận vềbáo cáo này báo cáo trao đổi về ý nghĩa của các quy định xây dựng mới.xem xétbáo cáo này xem xét tác động của thiên tai đối với các cơ sở sản xuất của chúng tôi.giải thíchphần này giải thích các quyết định đình chỉ đầu tư ở châu Âu.xác định quảngcáo này xác định những lợi thế và có hại của việc di dời trụ sở chính của chúng tôi.minh họa chobáo cáo này minh họa những khó khăn chính trong việc mở chi nhánh
thế hệ ở châu Á.phác thảophần này phác thảo các ưu tiên r & d của chúng tôi.xem xétbáo cáo này xem xét các hoạt động nhượng quyền thương mại của chúng tôi.tóm tắt (tóm tắt bre)báo cáo này bắt tắt những điểm chính được nêu ra tại Đại hội cổ đông.9. theo dõi dấu câudấu câu đúng giúp người đọc của bạn di chuyển dễ dàng hơn thông qua báo cáo của bạn. nếu bạn không chắc chắn khi nào nên sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy (ví dụ), hãy xem hướng dẫn chấm câu của chúng tôi .

Nguồn: https://tamlynqh.vn
Danh mục: Kỹ năng mềm

Scroll to Top