Kỹ năng lập kế hoạch – chìa khóa giúp bạn làm việc hiệu quả

Một bản kế hoạch thường sẽ gồm có list những việc làm được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng ; được ấn định những tiềm năng đơn cử và có kèm theo những giải pháp thực thi để theo đuổi, phân phối mục tiêu ở đầu cuối.
Mặt khác, cá thể mỗi người luôn có những mong ước, dự tính và tiềm năng riêng .
Vì vậy, một bản kế hoạch thao tác chi tiết cụ thể và bài bản chính là ” chìa khóa ” để triển khai được những nguyện vọng của bạn. Hãy cùng chúng tôi khám phá kỹ năng lập kế hoạch dưới đây .

Lập kế hoạch tốt giúp bạn có khả năng gì?

  • Tư duy có hệ thống, có thể tiên liệu được các tình huống bất ngờ
  • Biết cách tổ chức, phối hợp và sử dụng nguồn lực sẵn có một cách hợp lý để xử lý tất cả các vấn đề
  • Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi
ky-nang-lap-ke-hoach
Kỹ năng lập kế hoạch

Cách viết một bản kế hoạch

Để viết một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các yếu tố sau đây:

  • Mục tiêu, yêu cầu công việc
  • Nội dung công việc
  • Địa điểm, thời gian và người thực hiện kế hoạch
  • Cách thức thực hiện
  • Phương pháp kiểm soát và kiểm tra
  • Nguồn lực thực hiện

Các bước để lập một bản kế hoạch

Xác định mục tiêu

Để lập kế hoạch cho việc làm của bạn nhanh gọn đạt được hiệu suất cao và thành công xuất sắc, thứ nhất bạn phải chăm sóc đến :

  • Lý do bạn làm công việc này
  • Vai trò, ý nghĩa đối với sự nghiệp, công ty của bạn
  • Hậu quả nếu bạn không thực hiện

Trước khi triển khai một việc làm, bạn nên khám phá rõ về nó, xác lập trước những nhu yếu kèm theo những tiềm năng muốn hướng tới. Từ đó, bản nhìn nhận việc làm sau này của bạn sẽ biểu lộ rõ được những ưu và điểm yếu kém của bản kế hoạch .

Xác định nội dung của công việc

Sau khi đã khám phá kỹ việc làm của mình, bạn cần nêu rõ từng bước để thực thi với nội dung đơn cử. Bạn cần vấn đáp những câu hỏi :

  • Làm thế nào để hoàn thành các bước trong công việc?
  • Nên chuẩn bị trước những tài liệu hướng dẫn liên quan nào?
  • Thời hạn và tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì?
  • Các nguồn lực (con người, thiết bị, máy móc) hỗ trợ cho công việc (nếu có) là gì?
ky-nang-lap-ke-hoach
Kỹ năng lập kế hoạch

Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện

Tương ứng với mỗi yếu tố, bạn cần vấn đáp những câu hỏi tương quan sau đây :

Ở đâu?

  • Công việc đó thực hiện tại đâu?
  • Giao hàng tại địa điểm nào?
  • Kiểm tra tại bộ phận nào?
  • Có những công đoạn nào cần kiểm tra?

Thời gian:

  • Thời gian thực hiện bắt đầu khi nào?
  • Khi nào bàn giao?
  • Khi nào kết thúc?

Để xác lập được thời hạn triển khai xong, bạn phải biết mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng việc để lựa chọn cái nào nên làm trước, cái nào làm sau .

Có 4 loại việc làm khác nhau :

  • Công việc quan trọng và khẩn cấp
  • Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
  • Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Bạn nên triển khai việc làm quan trọng và khẩn cấp trước .

Ai?

  • Ai làm việc đó?
  • Ai kiểm tra?
  • Ai hỗ trợ?
  • Ai chịu trách nhiệm?

Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp việc làm theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời hạn / đối tượng người tiêu dùng thực thi.

Việc này sẽ giúp bạn vô hiệu những việc làm không tương thích, tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn và nguồn lực. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch .

ky-nang-lap-ke-hoach
Kỹ năng lập kế hoạch

Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung chuyên sâu giúp bạn thao tác có hiệu suất cao và tiết kiệm chi phí được thời hạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm một việc duy nhất trong một khoảng chừng thời hạn dài.

Nếu hoàn toàn có thể, bạn nên học cách giải quyết và xử lý nhiều việc làm một lúc trong ngày, nhưng triển khai xong theo thứ tự ưu tiên kèm theo những mốc thời hạn đơn cử .

Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Trên trong thực tiễn, nhiều bản kế hoạch trở nên ” lỗi thời ” với những gì đang xảy ra. Điều bạn cần làm ngay lúc này là dành một khoảng chừng thời hạn hài hòa và hợp lý để giải quyết và xử lý những sự cố và kiểm soát và điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch .

Mặt khác, trong quy trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê hàng loạt những khó khăn vất vả hoàn toàn có thể gặp phải và từ đó đưa ra những giải pháp xử lý dự trữ .

Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm việc làm đến đâu, có triển khai xong tiềm năng đúng hạn hay không, bạn sẽ phải liên tục kiểm tra và đốc thúc bản thân giải quyết và xử lý mọi việc đúng với kế hoạch đề ra .

Một kế hoạch được sẵn sàng chuẩn bị kỹ lưỡng, update và chỉnh sửa liên tục sẽ giúp bạn nhìn nhận đúng chuẩn được chất lượng của những việc làm theo từng tiến trình.

Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và kỹ năng và xử lý được việc làm một cách hài hòa và hợp lý nhất .

Scroll to Top