KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình thực hiện những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Khái niệm lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc lập kế hoạch.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

Khi có kế hoạch công việc rõ ràng sẽ giúp chúng ta:

– Tư duy có hệ thống để xử lý các tình huống.

– Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

– Tập trung vào các mục tiêu mà bản thân đặt ra.

– Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

– Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những biến cố xảy ra.

– Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong việc lập kế hoạch.

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)

– Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

– Xác định nội dung công việc 1W (what)

– Xác định 3W: where, when, who

– Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

– Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

– Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

– Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Phân loại mục tiêu

– Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân.

– Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Điều kiện của mục tiêu

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART

  • Specific – cụ thể, dễ hiểu

– Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

– Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.

– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

  • Measurable – đo lường được

– Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

  • Achievable – vừa sức.

– Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

– Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

  • Realistics – thực tế.

– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

– Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

  • Timebound – có thời hạn.

– Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

– Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Mỗi cá nhân hay tổ chức khi lập kế hoạch đều có thể chia theo các dạng sau đây:

Lập kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

– Từ các mục tiêu lớn cần đạt được trong năm.

– Từ các việc dự định sẽ làm.

– Từ các nhiệm vụ theo chức năng được giao.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

– Nội dung các mục tiêu công việc.

– Thời gian thực hiện.

– Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

Hoạch định kế hoạch tháng

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:

– Các công việc trong kế hoạch năm.

– Các công việc tháng trước còn tồn tại.

– Các công việc mới phát sinh.

Nội dung kế hoạch tháng

– Các công việc quan trọng trong tháng

– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.

– Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

Hoạch định kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

– Các công việc trong kế hoạch tháng.

– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

– Các công việc mới phát sinh.

– Các mục tiêu của từng ngày trong tuần.

 Trên đây là bài viết về kỹ năng lập kế hoạch công việc, hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết được cách lập kế hoạch chính xác cho bản thân mình, đầy đủ các tiêu chí và có một kế hoạch để thực hiện công việc hoàn hảo. Nếu có thắc mắc thêm vui long liên hệ với chúng tôi qua số hotline 19006184 nhé!

Chúc bạn đạt được mục tiêu và luôn thành công trong cuộc sống.