Kỹ năng lập kế hoạch

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, nhìn đâu ta cũng thấy cuộc sống này thật xô bờ áp lực. Nhìn đâu cũng thấy những cái gọi là chạy ngược xuôi, đâu đâu cũng thấy vậy. Làm việc gì cũng không có một mục đích nhất định. Kiểu mà làm việc không khoa học, Thích thì làm không thích thì thôi. Tôi cũng vậy, trước tôi cũng là một kiểu người như vậy, làm việc không có mục đích , chểnh mảng không chuyên tâm vào với công việc của mình. Nhưng sau nhiều lần ngồi vạch định ra những gì mình sắp trải qua, tôi đã lập ra kế hoạch cho mình. Ban đầu, tôi cũng không làm được những gì mà tôi đưa ra nhưng sau nhiều lần thì tôi đã thực hiện được kế hoạch của mình. Lập kế hoạch sẽ giúp bạn thành công hơn nữa, làm việc có hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để có kỹ năng lập kế hoạch cho đúng. Tôi cùng các bạn tìm hiểu nhé!!

Trước tiên, tôi cùng các bạn tìm hiểu xem “kế hoạch là gì?”  Kỹ năng lập kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, đặt ra những mục tiêu cụ thể nhất và xác định biện pháp tốt nhất,… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi đã lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để giúp bạn dự đoán được điều gì sắp xảy ra. Bạn sẽ kết hợp được mọi nguồn lực của cá nhân và tổ chức để tạo ra một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững hướng tiến công vào mục tiêu cuối cùng hướng đến. Ngoài ra, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát một cách hiệu quả việc thực hiện công việc của mình.

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch:

  • Ở góc độ tổng thể, việc xây dựng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều này đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinh doanh. Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp.
  • Ở góc độ cá nhân, khi lập được kế hoạch thì  tư duy sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra. Việc phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của cá nhân. Đặc biệt khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể nó sẽ giúp tránh được những việc bị động, đột xuất chen ngang làm mất thời gian của cá nhân.
  • Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp cá nhân chiến thắng bệnh trì hoãn để đạt đến sự thành công. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ.

▲▲▲▲▲Kỹ năng lập kế hoạch:

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Xác định nội dung công việc: Công việc đó là gì và các bước, các giai đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:

  • Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch, nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch
  • Thời gian thực hiện kế hoạch: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
  • Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch: Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:

  • Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
  • Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
  • Các công việc mới phát sinh, giao thêm

Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương pháp kiểm soát  và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện gồm nguồn nhân lực và nguyên liệu và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).

Trên đây là các kỹ năng lập kế hoạch mà tôi đưa ra cho bạn tham khảo, nếu bạn vẫn còn thắc mắc về chỗ nào không hiểu thì hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 19006186 để được chúng tôi tư vấn giúp đỡ bạn.