Thời gian và những kỹ năng quản lý thời gian một cách tốt nhất

ky-nang-quan-ly-thoi-gian

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một bộ kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai muốn thành công trong sự nghiệp của mình. Vì hầu hết chúng ta làm việc trong môi trường nhịp độ nhanh với thời hạn thay đổi liên tục, điều quan trọng là phải quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả.

Có nhiều cách để quản lý thời gian của bạn một cách tập trung và kỷ luật, nhưng cũng có một số công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Một công cụ đã và đang trở nên phổ biến đối với những người muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của họ là kỹ thuật Pomodoro.

Kỹ thuật Pomodoro liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian 25 phút. Sau mỗi bốn khoảng thời gian, người dùng nên nghỉ ngơi kéo dài năm phút hoặc ít hơn trong thời gian đó họ nên làm bất cứ điều gì họ muốn – xem TV hoặc chơi với thú cưng của họ – trước khi quay lại làm việc với sự tập trung mới.

Tại sao phải quản lý thời gian?

Khi thời gian trôi qua, con người ngày càng phải đối mặt với thách thức ưu tiên cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Tất cả chúng ta đều biết rằng nếu chúng ta không quản lý tốt thời gian của mình, chúng ta sẽ có rất ít hoặc không còn thời gian rảnh để tận hưởng những điều khiến chúng ta hạnh phúc.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải phát triển các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để có được cuộc sống của bạn trật tự và tận hưởng những khoảnh khắc bạn còn lại.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Kỹ năng quản lý thời gian

Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch học tập

Những yếu tố gây lãng phí thời gian

Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:

  • Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
  • Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn.
  • Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
  • Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.
  • Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…

Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Lập danh sách những công việc cần phải làm

“Thực hành nghệ thuật làm mọi việc đúng giờ.”

Câu nói này của Benjamin Franklin tóm tắt tầm quan trọng của việc kỷ luật và tuân thủ lịch trình. Tuân theo một lịch trình sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, cũng như tránh được sự trì hoãn. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến các nhiệm vụ có thời hạn gắn liền với chúng, chẳng hạn như phân công công việc hoặc bài tập trong môn học.

“Giữ một kế hoạch ngày.”

Hãy dành vài phút mỗi ngày để viết ra những việc bạn cần làm trong ngày. Với danh sách này trong tay, bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc theo dõi bất kỳ thời hạn hoặc ngày đến hạn nào sắp tới, cũng như thực hiện bất kỳ nhiệm vụ bổ sung nào sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Kỹ năng quản lý thời gian

Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên

Kỹ năng quản lý thời gian có thể được thực hành và cải thiện. Đây là một số điều bạn có thể làm để đi đúng hướng với các ưu tiên của mình:

  • Viết ra tất cả các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn tìm ra điều gì quan trọng hơn tại thời điểm đó.
  • Đừng chỉ ưu tiên theo thời gian – hãy ưu tiên theo mức độ quan trọng. Nếu bạn phải chọn giữa hai, hãy chọn điều quan trọng nhất.
  • Hạn chế sự phân tâm – đặt điện thoại của bạn ra xa, đóng cửa, tắt thông báo trên các ứng dụng mạng xã hội để bạn tập trung 100% vào những gì trước mắt thay vì bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác.

Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch học tập

Tổng kết lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Kỹ năng quản lý thời gian

Tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Các chiến lược sau có thể giúp bạn tăng năng suất và tập trung lâu dài:

  • Tắt thông báo
  • Sử dụng các nhiệm vụ đơn giản: thay vì cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, hãy chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn – Viết nhật ký về lòng biết ơn: viết ra những gì bạn biết ơn trong cuộc sống của bạn mỗi ngày; nó có thể giúp tập trung vào những suy nghĩ tích cực dễ dàng hơn nhiều

Tính kỷ luật và thói quen

Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian ban đầu bạn sẽ cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen.

Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Kỹ năng quản lý thời gian

Lên lịch thời gian cụ thể cho từng công việc

Nhiều người phải vật lộn với ý tưởng quản lý thời gian. Họ không chỉ gặp khó khăn khi bắt đầu mà còn khó tập trung suốt cả ngày. Để khắc phục điều này, việc sắp xếp thời gian cụ thể cho công việc là rất quan trọng.

Để làm điều này một cách hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải tính đến những gì bạn muốn từ lịch trình của mình và những ưu tiên của bạn là gì. Sau đó, đưa ra một kế hoạch sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu đó.

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn là vạch ra các nhiệm vụ và trách nhiệm để bạn có thể biết lượng thời gian sẽ được phân bổ cho mỗi việc bạn cần hoàn thành trong ngày.

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó.

Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Source: https://tamlynqh.vn

Category: Kỹ năng mềm

 

Scroll to Top