​Kỹ năng tổ chức công việc, phân công công việc hiệu quả,

ky-nang-to-chuc-cong-viec

Trong một tập thể cũng như nhóm thao tác, trưởng nhóm hay người quản trị cần có kỹ năng tổ chức công việc hiệu suất cao.

Điều này đặc biệt quan trọng quan trọng bởi nếu không biết cách giao việc hài hòa và hợp lý, số lượng công việc cần thực thi hoàn toàn có thể sẽ bị ngưng trệ hoặc không cân đối giữa những nhân viên cấp dưới với nhau. Vậy làm thế nào để có kỹ năng tổ chức công việc công việc tốt ?

Tổ chức công việc hay phân công công việc là kỹ năng mà những nhà quản lý cần có khi làm việc ở một công ty đông nhân viên.

Vậy kỹ năng phân công công việc hiệu quả là gì? Cách để cải thiện kỹ năng phân công công việc hợp lý ra sao? Thông tin trong bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên.  ​ Kỹ năng phân công công việc hiệu suất cao tương hỗ tốt cho quy trình thao tác

Kỹ năng tổ chức, phân công công việc là gì?

Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả.

Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và trách nhiệm sẽ có ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên trong các công ty. Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực làm việc cũng như tâm lý căng thẳng.

Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ.
Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này.
Hơn nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc, kết quả cuối cùng ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.

Vai trò của kỹ năng phân công công việc

Đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc

Đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc là một trong những lợi ích lớn nhất mà kỹ năng tổ chức, phân công công việc mang lại.

Khi biết cách sắp xếp một cách khoa học, mọi việc sẽ diễn ra đúng tiến độ, theo đúng kế hoạch đã đặt ra. Nhân viên được phân công công việc phù hợp với năng lực của mình cũng sẽ làm việc hiệu quả hơn, tránh được sự chán nản trong công việc.

Khi đó, những người ở vị trí quản lý sẽ phải dành ít thời gian để sửa lỗi, tìm kiếm thông tin hay khắc phục sự cố không đáng có. Tiết kiệm được thời gian cho những việc vặt đồng nghĩa với việc nhiều công việc có ích, hiệu quả cao khác được thực hiện.

Không chỉ có ích về mặt quản lý thời gian hay hiệu suất làm việc mà kỹ năng tổ chức và phân công công việc còn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong công ty chia sẻ thông tin, cách thức và kinh nghiệm làm việc với những người khác; tạo nên một quy trình làm việc nhóm hiệu quả cao.

 

Giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau

Khi nhân viên làm việc cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn giản là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết các nào, kinh nghiệm nào là cần thiết và ai có thể giúp đỡ mình hoàn thành nhiệm vụ.

Khi mà các thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của các thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, trách nhiệm của từng người và cả nhóm. Vì vậy, quản lý cũng sẽ dễ dàng giao việc nếu mọi hiểu họ phù hợp với nhiệm vụ nào và họ cần làm nội dung gì.

Những kỹ năng phân công công việc hiệu suất cao giúp đem đến tác dụng công việc tốt hơn

Tạo mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên

Một yếu tố quan trọng trong việc giao việc cho nhân viên là người lãnh đạo cần có mối quan hệ tốt với nhân viên của mình. Nhân viên cảm thấy tin tưởng lãnh đạo của mình thì sẽ sẵn sàng hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc để hiểu rõ mình cần làm gì.

Bên cạnh sự tin tưởng, tạo dựng mối quan hệ tốt khiến cho mọi người quý mến nhau hơn. Quản lý có mối quan hệ tốt với nhân viên thì sẽ dễ nói chuyện về công việc hơn.

ky-nang-to-chuc-cong-viec
Kỹ năng tổ chức công việc

Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp tốt để nhân viên hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác và sẵn sàng lắng nghe nhân viên.

Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng rất quan trọng khi phân bổ công việc nên hãy chú ý đến sở thích và nguyện vọng của nhân viên. Đối với những nhân viên kinh doanh,

Vận dụng kỹ năng tổ chức, phân công công việc vào thực tế

Các bước sau đây có thể giúp kỹ năng phân công công việc của bạn trở nên tốt hơn:

Nói chuyện trực tiếp

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên của bạn hiểu vai trò của họ là nói chuyện trực tiếp với họ. Hãy nói những gì bạn cần từ họ một các rõ ràng chứ đừng hy vọng rằng nhân viên sẽ đọc được suy nghĩ của bạn.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải bao quát trách nhiệm của nhân viên từ những gì họ muốn làm cho đến những gì họ không muốn. Hơn nữa, hãy để nhân viên đặt câu hỏi cả trong lúc bạn giao việc và lúc họ tiến hành công việc.

Đưa ra feedback

Một cách để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên chính là đưa ra feedback. Khi có feedback từ lãnh đạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm gì, cần thay đổi gì để công việc hiệu quả hơn.

Người lãnh đạo cũng cần nói chuyện trực tiếp với nhân viên khi đưa ra feedback về mong muốn nhân viên sẽ cần phải thay đổi như thế nào và thẳng thắn khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt.

Kiểm tra thường xuyên

Ngoài việc đưa ra các feedback thường xuyên thì lãnh đạo cũng cần thảo luận với nhân viên để giao việc phù hợp, đặc biệt là với các nhân viên mới vào, chưa hiểu hết về công việc cũng như văn hóa công ty.

Vì vậy, lãnh đạo sẽ cần hướng dẫn và thường xuyên nhắc nhở họ về các nhiệm vụ ưu tiên trong ngày và các nhiệm vụ định kỳ.

Tuy nhiên, bạn cũng cần để ý đến những nhân viên khác của công ty giàu kinh nghiệm hơn. Ngoài ra, lãnh đạo cũng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên khi họ gặp vấn đề với các việc như bắt đầu một dự án mới.

Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức, phân công công việc

Có rất nhiều cách khác nhau giúp bạn rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức trong công việc, bao gồm:

Chuẩn bị từ trước

Cách tốt nhất để có một ngày làm việc hiệu quả là có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho nó từ trước. Bạn cần biết chắc chắn những việc mình cần làm vào ngày mai và chuẩn bị trước khi rời khỏi công ty ngày hôm nay.

Như vậy vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị vào ngày hôm sau lại giúp bạn có những hình dung nhất định về công việc. Và biết đâu bạn sẽ có ý tưởng để làm tốt hơn, nhanh hơn.

ky-nang-to-chuc-cong-viec
Kỹ năng tổ chức công việc

Lập danh sách những việc cần làm

Khi lên kế hoạch cho ngày mới, hãy viết ra thành một danh sách cụ thể những việc mà bạn cần làm và sau đó dần dần gạch bỏ những công việc đã hoàn thành.

Thói quen này sẽ giúp bạn không bị bỏ lỡ bất cứ công việc quan trọng nào, đồng thời tạo cảm giác hài lòng, thỏa mãn mỗi khi hoàn thành công việc.

Hạn chế tối đa những tác động từ bên ngoài

Bạn có thể đã nằm lòng quy tắc này nhưng trên thực tế, những tác động từ bên ngoài vẫn khiến bạn lãng phí không ít thời gian. Đó là lý do tại sao bạn cần phải có danh sách việc cần làm và phải theo sát danh sách đó.

Trong quá trình làm việc, hãy tránh xa những thứ có thể gây sao nhãng như điện thoại di động, đồng nghiệp mất trật tự hay cuộc trò chuyện vô bổ,…

Phân công công việc hợp lý, công bằng

Kỹ năng tổ chức và phân công công việc là đặc biệt quan trọng khi bạn đảm nhận vị trí quản lý, lãnh đạo trong công ty.

Bạn cần phải nắm rõ năng lực của từng nhân viên, chuyên môn của mỗi người và phân công cho họ những công việc phù hợp. Số lượng công việc cũng phải công bằng; không để một người làm cùng lúc 2 – 3 dự án trong khi người khác lại không có việc để làm.

Sở hữu kỹ năng tổ chức, phân công công việc là điều cần thiết để bạn làm tốt vai trò quản lý, lãnh đạo của mình. Qua những thông tin chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đọc biết mình cần làm gì để cải thiện kỹ năng này, từ đó hoàn thiện bản thân theo hướng tích cực.

Xem thêm: Kỹ năng thuyết trình, cách để cải thiện kỹ năng thuyết trình trước đám đông

Người quản lý giỏi, có trình độ cao ngoài kỹ năng tổ chức, phân công công việc cũng sẽ có
Hiện nay, tổ chức công việc hay phân công công việc là kỹ năng mà những nhà quản trị cần có khi thao tác ở một công ty đông nhân viên cấp dưới.

Vậy kỹ năng phân công công việc hiệu suất cao là gì ? Cách để cải tổ kỹ năng phân công công việc hài hòa và hợp lý thế nào ? tin tức trong bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp vướng mắc trên.

Phân công công việc là một trong những trách nhiệm thiết yếu của quản trị. Số lượng nhân viên cấp dưới thì nhiều nên quản trị cần biết giao việc, giám sát và nhìn nhận nhân viên cấp dưới một cách hiệu suất cao.

Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và nghĩa vụ và trách nhiệm sẽ có tác động ảnh hưởng đến sự hài lòng, kết nối và hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới trong những công ty.

Ngoài ra, sự phân loại công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên cấp dưới không bị mất động lực thao tác cũng như tâm ý stress.

Để phân công công việc hiệu suất cao, thứ nhất, người chỉ huy cần xác lập rõ vai trò và nghĩa vụ và trách nhiệm so với những trách nhiệm.

Tiếp đó, người chỉ huy cũng cần cho nhân viên cấp dưới biết họ nên thực thi những trách nhiệm nào cũng như cách thực thi những trách nhiệm này.

Hơn nữa, nhà chỉ huy cũng nên nói mình mong ước như thế nào khi nhân viên cấp dưới thao tác, hiệu quả ở đầu cuối ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên cấp dưới tự tin mà còn đồng cảm những gì họ cần làm cho công việc.

Đảm bảo hiệu suất cao, chất lượng công việc là một trong những quyền lợi lớn nhất mà kỹ năng tổ chức, phân công công việc mang lại. Khi biết cách sắp xếp một cách khoa học, mọi việc sẽ diễn ra đúng quy trình tiến độ, theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

Nhân viên được phân công công việc tương thích với năng lượng của mình cũng sẽ thao tác hiệu suất cao hơn, tránh được sự chán nản trong công việc.

Khi đó, những người ở vị trí quản trị sẽ phải dành ít thời hạn để sửa lỗi, tìm kiếm thông tin hay khắc phục sự cố không đáng có.

Tiết kiệm được thời hạn cho những việc vặt đồng nghĩa tương quan với việc nhiều công việc có ích, hiệu suất cao cao khác được thực thi.

Không chỉ có ích về mặt quản trị thời hạn hay hiệu suất thao tác mà kỹ năng tổ chức và phân công công việc còn tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho nhân viên cấp dưới trong công ty san sẻ thông tin, phương pháp và kinh nghiệm tay nghề thao tác với những người khác ; tạo nên một quá trình thao tác nhóm hiệu suất cao cao.

Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề, sai lầm, quy trình và nâng cao kỹ năng

Khi nhân viên cấp dưới thao tác cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn thuần là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết những kỹ năng mềm nào, kinh nghiệm tay nghề nào là thiết yếu và ai hoàn toàn có thể giúp sức mình hoàn thành xong trách nhiệm.

Khi mà những thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở trường thích nghi của những thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng người và cả nhóm.

Vì vậy, quản trị cũng sẽ thuận tiện giao việc nếu mọi hiểu họ tương thích với trách nhiệm nào và họ cần làm nội dung gì. Một yếu tố quan trọng trong việc giao việc cho nhân viên cấp dưới là người chỉ huy cần có mối quan hệ tốt với nhân viên cấp dưới của mình.

Nhân viên cảm thấy tin yêu chỉ huy của mình thì sẽ chuẩn bị sẵn sàng hỏi những câu hỏi tương quan đến công việc để hiểu rõ mình cần làm gì.

Bên cạnh sự tin cậy, tạo dựng mối quan hệ tốt khiến cho mọi người quý mến nhau hơn. Quản lý có mối quan hệ tốt với nhân viên cấp dưới thì sẽ dễ trò chuyện về công việc hơn.

Nhà chỉ huy cần có kỹ năng tiếp xúc tốt để nhân viên cấp dưới hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin đúng chuẩn và sẵn sàng chuẩn bị lắng nghe nhân viên cấp dưới.

Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực thao tác cho nhân viên cấp dưới cũng rất quan trọng khi phân chia công việc nên hãy chú ý quan tâm đến sở trường thích nghi và nguyện vọng của nhân viên cấp dưới.

Đối với những nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại, nhân viên cấp dưới kỹ thuật, … đảm nhiệm những trách nhiệm khó khăn vất vả thì tính thuyết phục của những người chỉ huy lại rất quan trọng.

ky-nang-to-chuc-cong-viec
Kỹ năng tổ chức công việc

Các bước sau đây hoàn toàn có thể giúp kỹ năng phân công công việc của bạn trở nên tốt hơn:

Một trong những cách tốt nhất để bảo vệ nhân viên cấp dưới của bạn hiểu vai trò của họ là chuyện trò trực tiếp với họ. Hãy nói những gì bạn cần từ họ một những rõ ràng chứ đừng kỳ vọng rằng nhân viên cấp dưới sẽ đọc được tâm lý của bạn.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải bao quát nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên cấp dưới từ những gì họ muốn làm cho đến những gì họ không muốn. Hơn nữa, hãy để nhân viên cấp dưới đặt câu hỏi cả trong lúc bạn giao việc và lúc họ thực thi công việc.

Một cách để cải tổ hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới chính là đưa ra feedback. Khi có feedback từ chỉ huy, nhân viên cấp dưới sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm gì, cần đổi khác gì để công việc hiệu suất cao hơn.

Người chỉ huy cũng cần trò chuyện trực tiếp với nhân viên cấp dưới khi đưa ra feedback về mong ước nhân viên cấp dưới sẽ cần phải biến hóa như thế nào và thẳng thắn khen ngợi nhân viên cấp dưới khi họ làm tốt.

Ngoài việc đưa ra những feedback liên tục thì chỉ huy cũng cần bàn luận với nhân viên cấp dưới để giao việc tương thích, đặc biệt quan trọng là với những nhân viên cấp dưới mới vào, chưa hiểu hết về công việc cũng như văn hóa truyền thống công ty.

Vì vậy, chỉ huy sẽ cần hướng dẫn và tiếp tục nhắc nhở họ về những trách nhiệm ưu tiên trong ngày và những trách nhiệm định kỳ.

Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến những nhân viên cấp dưới khác của công ty giàu kinh nghiệm tay nghề hơn. Ngoài ra, chỉ huy cũng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên cấp dưới khi họ gặp yếu tố với những việc như khởi đầu một dự án Bất Động Sản mới, làm thêm việc nào hoặc thao tác với vai trò mới.

Về cơ bản thì nếu có bất kể biến hóa xảy ra trong bộ phận, hãy nói với nhân viên cấp dưới để họ hoàn toàn có thể nắm được.

Có rất nhiều cách khác nhau giúp bạn rèn luyện và tăng trưởng kỹ năng tổ chức trong công việc, gồm có: Cách tốt nhất để có một ngày thao tác hiệu suất cao là có sự sẵn sàng chuẩn bị kỹ lưỡng cho nó từ trước.

Bạn cần biết chắc như đinh những việc mình cần làm vào ngày mai và chuẩn bị sẵn sàng trước khi rời khỏi công ty ngày thời điểm ngày hôm nay.

Như vậy vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn sẵn sàng chuẩn bị vào ngày hôm sau lại giúp bạn có những tưởng tượng nhất định về công việc.

Và biết đâu bạn sẽ có ý tưởng sáng tạo để làm tốt hơn, nhanh hơn. Khi lên kế hoạch cho ngày mới, hãy viết ra thành một list đơn cử những việc mà bạn cần làm và sau đó từ từ gạch bỏ những công việc đã triển khai xong.

Thói quen này sẽ giúp bạn không bị bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào, đồng thời tạo cảm xúc hài lòng, thỏa mãn nhu cầu mỗi khi hoàn thành xong công việc.

Bạn hoàn toàn có thể đã nằm lòng quy tắc này nhưng trên trong thực tiễn, những ảnh hưởng tác động từ bên ngoài vẫn khiến bạn tiêu tốn lãng phí không ít thời hạn.

Đó là nguyên do tại sao bạn cần phải có list việc cần làm và phải theo sát list đó. Trong quy trình thao tác, hãy tránh xa những thứ hoàn toàn có thể gây sao nhãng như điện thoại di động, đồng nghiệp mất trật tự hay cuộc trò chuyện vô bổ, …

Kỹ năng tổ chức và phân công công việc là đặc biệt quan trọng quan trọng khi bạn đảm nhiệm vị trí quản trị, chỉ huy trong công ty. Bạn cần phải nắm rõ năng lượng của từng nhân viên cấp dưới, trình độ của mỗi người và phân công cho họ những công việc tương thích.

Số lượng công việc cũng phải công minh ; không để một người làm cùng lúc 2 – 3 dự án Bất Động Sản trong khi người khác lại không có việc để làm. Sở hữu kỹ năng tổ chức, phân công công việc là điều thiết yếu để bạn làm tốt vai trò quản trị, chỉ huy của mình.

Qua những thông tin chúng tôi san sẻ trên đây, kỳ vọng bạn đọc biết mình cần làm gì để cải tổ kỹ năng này, từ đó triển khai xong bản thân theo hướng tích cực. Người quản trị giỏi, có trình độ cao ngoài kỹ năng tổ chức, phân công công việc cũng sẽ có kỹ năng quản trị doanh nghiệp tốt.

Vì vậy, nếu bạn đang dự tính theo đuổi trau dồi kỹ năng thiết yếu để ứng tuyển vào những vị trí trưởng phòng, quản trị, giám đốc thì hãy tìm tòi, điều tra và nghiên cứu và không ngừng học hỏi kiến thức và kỹ năng mới bên cạnh việc nâng cao kỹ năng mềm còn thiếu của bản thân.

Hiện nay, kỹ năng tiếp xúc là một trong những yếu tố quan trọng số 1 để nhìn nhận một ứng viên dù bạn lựa chọn bất kỳ công việc gì. Khi bạn có năng lực tiếp xúc tốt, mối quan hệ công việc với đồng nghiệp và mọi người xung quanh đều trở nên thuận tiện.

Scroll to Top