NỘI DUNG BÀI VIẾT
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng giúp mọi người giải quyết vấn đề. Chúng rất cần thiết cho mọi công việc, dù bạn là sinh viên, người đi làm hay phụ huynh.
Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép chúng ta sử dụng hiệu quả trí thông minh và sự sáng tạo của mình để đưa ra giải pháp cho các vấn đề trong cuộc sống của chúng ta.
Những kỹ năng này có thể được học một cách riêng lẻ nhưng cũng có thể bằng cách làm việc với những người khác.
Ở nơi làm việc, kỹ năng giải quyết vấn đề có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, từ các nhà quản lý đến các chuyên gia nhân sự, những người làm công việc giải quyết các tranh chấp tại nơi làm việc và cải thiện văn hóa công ty.
Những sai lầm thường gặp dẫn đến việc giải quyết vấn đề không hiệu quả
Vấn đề được mô tả không chính xác
Đa số chỉ dừng lại ở việc mô tả triệu chứng, không đủ cụ thể, không đủ sâu, không đủ hẹp, không có phạm vi rõ ràng.
Làm cho nhóm giải quyết không có định hướng rõ ràng cũng như các hành động tạm thời diễn ra không nhanh và chính xác.
Giải quyết vấn đề một cách vội vã
Quá tự tin vào kinh nghiệm có sẵn, hoặc bị áp lực dừng sản xuất mà nhóm giải quyết vấn đề đã nhảy tới kết luận một cách nhanh chóng, đưa ra giải pháp quá nhanh khi mà chưa có đủ dữ liệu để chứng minh, phân tích.
Làm cho vấn đề giải quyết chưa triệt để. Thậm chí là gây ra những vấn đề khác nghiêm trọng hơn.
Lập nhóm tham gia giải quyết vấn đề quá sơ sài
Các thành viên tham gia không thực sự dấn thân vào công việc giải quyết vấn đề. Khi mời thành viên cũng chưa có đủ các phòng ban.
Do đó khi giải quyết vấn đề, không lường hết được các khả năng xảy ra. Ví dụ thiếu bên bảo trì thì các ý kiến về máy móc sẽ không có người am hiểu, hay thiếu bên kho bãi thì các vấn đề về môi trường, bảo quản không được xem xét một cách nghiêm túc.
Thiếu một quy trình giải quyết vấn đề theo hệ thống Logic
Cần phải có một quy trình giải quyết vấn đề, mà quy định rõ trình tự giải quyết vấn đề.
Các bước được mô tả rõ ràng, tránh việc nhảy cóc từ bước này qua bước khác, có thể gây ra những thiếu sót trong việc giải quyết vấn đề.
Thiếu một số năng lực kĩ thuật
Kiến thức về thống kê, về thu thập số liệu, hay là tiếp cận theo bằng chứng.
Thiếu kiến thức về giải quyết vấn đề là những trường hợp hay gặp trong một team giải quyết vấn đề.
Sự thiếu kiến nhẫn của lãnh đạo
Xuất phát từ việc thiếu kiến thức cơ bản về giải quyết vấn đề. Cũng như quá tự tin vào năng lực giải quyết vấn đề. Các lãnh đạo đã gây áp lực cho nhân viên bằng cách đưa ra thời hạn hoàn thành quá gấp.
Từ đó ánh hưởng đến nhóm, làm cho nhóm phân tích không hợp lý, gây ra những kết quả chênh lệch. Do đó việc giải quyết vấn đề chưa được chính xác.
Xác định sai nguyên nhân gốc
Việc tập trung vào kinh nghiệm có sẵn, hoặc phán đoán, hoặc quá tự tin vào những triệu chứng. Mà nhanh chóng kết luận những nguyên nhân tìm ẩn là nguyên nhân gốc rễ.
Do đó đôi lúc bỏ qua nguyên nhân gốc rễ, và dĩ nhiên hậu quả là lỗi tiếp tục tái diễn.
Không thực hiện hành động khắc phục vĩnh viễn lỗi.
Mặc dù nhóm bạn đã quá xuất sắc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Tuy nhiên thực thi hành động khắc phục đôi khi lại tốn rất nhiều chi phí, do đó lãnh đạo không phê duyệt, hoặc có sự chần chừ.
Làm cho vấn đề tiếp tục diễn ra. Những nỗ lực tìm ra nguyên nhân trở nên lãng phí.
Quy trình để giải quyết vấn đề một cách hiêu quả
Nhìn nhận và phân tích
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…?
Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.
Xác định chủ sở hữu của vấn đề
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.
Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
Hiểu vấn đề
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”.
Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
Cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi:
- Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
- Nguồn lực để giải quyết vấn đề?
- Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?
- Bản chất của vấn đề là gì?
- Những đòi hỏi của vấn đề?
- Mức độ khó – dễ của vấn đề?
Chọn giải pháp
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi.
Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
Thực thi giải pháp
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v…
Đánh giá
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không.
Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALAK:
K: Thông tin (Knowledge)
O: Mục tiêu (Objectives)
A: Phương án ( Alternatives):
L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A: Hành động (Action)
Xem thêm: Kỹ năng 4.0 trong thời đại mới
Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề
Tập trung vào giải pháp
Các nhà thần kinh học đã chứng tỏ rằng não bạn không thể tìm ra giải pháp nếu bạn chỉ tập trung vào vấn đề.
Chỉ nhấn mạnh vào ai là người có lỗi, hậu quả sẽ ra sao có thể gia tăng những cảm xúc tiêu cực trong não, từ đó hạn chế tư duy các biện pháp giải quyết tiềm năng.
Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên phớt lờ vấn đề mà hãy cố gắng bình tĩnh, nhìn nhận vấn đề một cách sáng suốt, sau đó suy nghĩ các biện pháp khả thi.
Cởi mở
Hãy cố thử tất cả các giải pháp có thể để giải quyết vấn đề, thậm chí chúng có vẻ kỳ quặc. Điều quan trọng là bạn phải duy trì sự cởi mở để tăng khả năng suy nghĩ sáng tạo, từ đó tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất.
Dù bạn hành động ra sao, đừng cho rằng chúng là giải pháp ngu ngốc, không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ. Thực tế cho thấy rất nhiều hướng giải quyết, thành công xuất chúng xuất phát từ những ý tưởng điên rồ.
Nhìn nhận vấn đề một cách trung lập
Đừng coi vấn đề bạn đang mắc phải như một chướng ngại vật không thể vượt qua. Hãy nghĩ đơn giản rằng có một yếu tố hay điều gì đó không hoạt động hiệu quả và bạn cần tìm một cách làm khác.
Sau đó, hãy thử tiếp cận vấn đề một cách trung lập mà không so đo quá nhiều.
Đừng vì ý kiến đa chiều của những người xung quanh mà dao động. Hãy lắng nghe góp ý của họ, phân tích vấn đề kỹ lưỡng và làm theo bản năng của mình.
Lật ngược vấn đề
Đôi khi quá quen thuộc với những phương pháp, cách giải quyết thường làm mà bạn bỏ qua nhiều biện pháp khả thi khác.
Vì thế, bạn nên cố gắng thay đổi cách tiếp cận và nhìn nhận mọi thứ theo cách mới bằng cách lật ngược lại vấn đề, tìm ra giải pháp khác so với những gì bạn từng làm.
Thậm chí, cách giải quyết của bạn có vẻ ngốc nghếch nhưng một cách tiếp cận mới, độc đáo sẽ kích thích bạn nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều, sáng tạo hơn. Hơn nữa, khi có nhiều sự lựa chọn, bạn sẽ biết đâu là cách giải quyết tốt nhất.
Sử dụng ngôn từ tích cực
Hãy dẫn dắt suy nghĩ của bạn với những cụm từ như “Sẽ ra sao nếu như…” và “tưởng tượng rằng…”. Những cụm từ này mở rộng não bộ suy nghĩ theo hướng sáng tạo và khuyến khích giải pháp.
Tránh những ngôn từ hạn chế và tiêu cực như “Tôi không nghĩ rằng…” hay “Điều này không đúng…”
Đơn giản hóa mọi việc
Chúng ta thường có xu hướng làm cho mọi thứ phức tạp hơn cần thiết. Hãy cố gắng đơn giản hóa vấn đề bằng cách nhìn vào bức tranh toàn cảnh và loại bỏ những chi tiết vụn vặn.
Tìm kiếm giải pháp đơn giản, rõ ràng và bạn có thể ngạc nhiên trước kết quả đạt được.
Source: https://tamlynqh.vn
Category: Kỹ năng mềm
